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5 vantagens de usar o Sistema de Gestão de Documentos

Em tempos de transformação digital, não há operação mais danosa para uma empresa do que perder tempo organizando papeladas e mais papeladas de documentos. 

Pode parecer uma prática do passado, mas ainda é muito comum entre muitas empresas. Provavelmente elas ainda não conhecem as vantagens de se contar com um Sistema de Gestão de Documentos.

Seria esse o seu caso? Neste post, você irá conhecer quais são as vantagens de se contar com sistemas digitalizados que permitem fazer uma organização prática de seus documentos! 

O que é o Sistema de Gestão de Documentos? 

O Sistema de Gestão de Documentos nada mais é do que uma plataforma virtual que permite a digitalização de documentos físicos e proporciona maior praticidade e acessibilidade aos colaboradores de uma organização. 

As mídias mais comuns dentro desses sistemas são: 

  • PDF;
  • Documentos de texto (.Doc ou .Docx);
  • Planilhas;
  • Imagens (JPG, PNG);
  • Videos (MP4, AVI);

O agrupamento desses documentos digitais na plataforma permite que os colaboradores possam não apenas acessar os arquivos, mas também compartilhá-los com outros membros do time, por meio do sistema de computação em nuvem. 

É como se você pudesse armazenar uma imensa biblioteca em um pequeno compartimento. A digitalização de processos se mostra como a principal tendência entre as empresas modernas!

Vale destacar que até o governo federal vem digitalizando os seus processos há alguns anos. 

Funcionalidade na prática

É notável como um Sistema de Gestão de Documentos pode transformar a rotina e a produtividade de qualquer organização. 

Pense em um exemplo simples: quanto tempo poderia levar para um colaborador encontrar um documento empoeirado que foi utilizado há cerca de 10 anos atrás? Naturalmente isso exigiria algum esforço da parte desse colaborador. 

E se esse processo pudesse ser realizado em segundos, por meio de uma pesquisa na base de dados do sistema digital? Aqui você já pode observar a maior vantagem desse tipo de serviço!  

E se esse documento precisasse ser alterado? Fisicamente, isso exigiria um processo ainda mais trabalhoso, pois o documento precisaria ser refeito. Digitalmente, a edição é rápida e o compartilhamento, instantâneo. 

Já deu para perceber como tudo pode ser realizado de uma forma mais prática ao se utilizar um Sistema de Gestão de Documentos, não é? 

Modo convencional x Sistema de Gestão de Documentos

Para que você possa compreender de uma forma segmentada, entenda nesse comparativo o paralelo entre essas duas realidades: 

Modo convencional: Demanda espaço físico, os documentos não podem ser editados, o espaço físico é limitado, impactam o meio ambiente e não são compartilháveis.

Sistema de Gestão de Documentos: Não demanda espaço físico, os documentos podem ser editados, o espaço físico é expansivo e ilimitado, cooperam com o meio ambiente e são compartilháveis.

Com esses pontos em mente, entenda quais são as 5 maiores vantagens na utilização de sistemas digitalizados

As 5 vantagens de utilizar o Sistema de Gestão de Documentos

É inevitável, se a sua empresa optar por utilizar sistemas para gerenciar os documentos, essas vantagens apresentadas abaixo serão inevitáveis, portanto, atente-se a elas! 

1 – Agilidade nos processos: Com a implementação do Sistema de Gestão de Documentos, você consegue ter agilidade em achar documentos antigos e também em compartilhar internamente. Isso proporciona praticidade para localizar e gerenciar todos os documentos gerados.

2 – Padronização dos procedimentos internos:  Todos os funcionários utilizam um único sistema para gerar e arquivar os documentos. Com isso os arquivos ficam mais organizados e diminui o tempo de processos na empresa.

3 – Workflow: Modelos e documentos passam por etapas, por exemplo: documentos podem passar por atividades tais como geração, assinatura e envio.

4 – Segurança de dados como prioridade:  Com relação à implantação da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é essencial verificar se o seu sistema de gerenciamento de arquivos está em harmonia com suas normativas.  Com isso,  você irá garantir a segurança dos dados, já que desde o seu lançamento no sistema ficam sob monitoração virtual e com um simples clique é possível obter o histórico de todas as ações envolvendo as informações pesquisadas.

5 – Economia de espaço(armazenamento): Usando um sistema eletrônico, a capacidade de armazenamento será ampliada, já que muitas vezes os documentos serão salvos na nuvem.

Desafios da implantação

Assim como qualquer tecnologia disruptiva, os desafios estarão presentes para aqueles que optarem por fazer um upgrade no sistema de gestão de documentos. Preste bastante a atenção, pois serão muito importantes para sua empresa!

A transição: Não será da noite para o dia! Se você optou por fazer a mudança, então esteja ciente de que todos os materiais físicos que já existem precisarão passar por um processo de digitalização;

O processo de implementação: Manusear documentos digitais pode ser simples, mas toda ferramenta precisa de seu devido treinamento. Tenha em mente que as etapas do treinamento deverão ser rigorosamente cumpridas pelo seu time;

Segurança de dados: É fundamental certificar-se de que os sistemas de segurança estejam todos perfeitamente configurados para que o seu Sistema de Gestão de Documentos possa operar livre de ameaças.

Os pontos acima apresentados são inevitáveis para qualquer nova tecnologia que você pretenda utilizar (exceto a digitalização), então não é nenhum exagero preparar seu time para vivenciar o novo, mas, sim, uma necessidade. 

Vivenciando o novo na prática

Você se encontra agora em um momento de importante decisão: você ainda pretende tirar poeira de papéis ou prefere usufruir das vantagens da transformação digital? 

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Postado por Kyros Tecnologia em 16 setembro, 2021


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